Vypisovat ručně do papírové knihy jízd datum, čas, vzdálenost a další informace je už pro většinu firem minulost. A není divu – elektronická kniha jízd nabízí celou řadu výhod, které výrazně usnadňují správu firemních vozidel. Přečtěte si, jak funguje elektronická kniha jízd, a zjistěte hlavní důvody, proč firmy upouští od manuálního zaznamenávání.
Co je to kniha jízd?
Kniha jízd je účetní doklad, který využívají firmy pro evidenci všech jízd firemními vozidly.
Jaké informace by se měly v knize jízd uvádět?
| Údaje | Příklad |
| Datum a čas jízdy | 17. 1. 2025, 09:00–17. 1. 2025, 11:30 |
| Počáteční destinace | Dejvická 13, 160 00 Praha 6 |
| Cílová destinace | Hlinky 70, 603 00 Brno |
| Účel jízdy | služební |
| Počáteční stav km | 105 205 km |
| Konečný stav km | 105 415 km |
| Spotřeba paliva | 15 l |
| Jméno řidiče | Jan Novák |
A teď si představte, že pokaždé, když vaši zaměstnanci sednou za volant firemního vozidla, budou muset všechny tyto údaje vypsat. Naštěstí doba pokročila a mnoho společností přechází na elektronickou knihu jízd. Vy byste měli také.
Jak funguje elektronická kniha jízd?
Elektronická kniha jízd využívá systém GPS. V každém firemním vozidle musí být nainstalované GPS zařízení, které nepřetržitě přijímá signály o poloze z družic GPS. Přijatá data, jako je poloha a čas, vyhodnotí a uloží do softwaru knihy jízd.
Software následně automaticky vypočítá ujetou vzdálenost, trasu, kterou vozidlo urazilo, přesnou dobu trvání jízdy a další informace a vytvoří zápis do elektronické knihy jízd.
Uživatelé mohou spravovat knihu jízd prostřednictvím webového rozhraní nebo mobilní aplikace – mají tak kdykoliv přístup k aktuálním informacím.
Jaké jsou výhody elektronické knihy jízd?
Přechod z papírové knihy jízd na elektronickou znamená pro firmy značnou investici. Samozřejmě vždy záleží na konkrétním zvoleném řešení. Nicméně elektronická kniha jízd přináší celou řadu výhod, které tuto počáteční investici rychle vyváží.
1. Šetří čas
GPS zařízení nainstalované ve vozidle automaticky sbírá všechny potřebné informace – od doby trvání jízdy až po přesnou trasu a vzdálenost. Díky této automatizaci nemusí vaši zaměstnanci ztrácet čas vyplňováním papírové knihy jízd.
2. Zajišťuje bezchybnou evidenci
Pátrání v paměti a dopisování knihy jízd na konci měsíce znamená jediné – spoustu chyb a nepřesných informací. Díky elektronické knize jízd budete s jistotou vědět, že máte v knize jízd vždy aktuální a správné údaje.
3. Snadné sdílení a uchování dat
Mít pod palubní deskou v autě umístěnou papírovou knihu jízd není úplně ideální. Taková kniha se může snadno zničit, nebo dokonce ztratit. V porovnání s tím elektronické systémy poskytují výrazně jednodušší způsob, jak uchovávat a spravovat data. Díky digitální formě knihy jízd je možné snadno provádět zálohování všech důležitých informací. To znamená, že informace budou bezpečně uchované a v případě potřeby vždy k dispozici.
Navíc elektronickou knihu jízd můžete snadno sdílet se svými zaměstnanci v rámci firmy i dalšími osobami. Díky tomu k ní má snadný přístup každý, kdo ho potřebuje.
4. Lepší kontrola nákladů
Každá jízda vašich zaměstnanců je pro vás náklad, ať už v podobě spotřeby paliva nebo opotřebení vozidla. Díky elektronické knize jízd můžete sledovat používání vozidel a na základě toho lépe spravovat svůj vozový park a optimalizovat náklady.
5. Integrace s dalšími systémy
Elektronickou knihu jízd můžete integrovat s dalšími systémy, jako jsou například účetní a daňové systémy. Tím zajistíte automatický přenos dat o jízdách přímo do účetních systémů. Co to pro vás znamená? Přesnost ve vyúčtování a jednodušší administrativu, která povede k úspoře nákladů.
Přejděte na elektronickou knihu jízd
Přechod na elektronickou knihu jízd vám výrazně usnadní správu firemních vozidel a zefektivní administrativní procesy. Díky automatickému sběru a zpracování údajů minimalizujete riziko chyb, získáte přehled o nákladech spojených s provozem vozidel a budete mít vždy k dispozici aktuální data.
Elektronická kniha jízd vám pomůže efektivně využívat firemní vozidla, a díky tomu optimalizovat i celkové náklady na provoz firmy. Vyberte si vhodného poskytovatele, který vám zajistí bezproblémovou implementaci, podporu v případě problémů a garanci spokojenosti.
Zdroj obrázka: Iryna / stock.adobe.com