V každé firmě, při každém podnikání vznikají každý den dokumenty, které je třeba uchovávat a mít o nich přehled pro případ roční uzávěrky, státní kontroly, soudního řízení a jiné situace. Správné uložení a archivace firemních dokumentů a dokladů jsou velmi důležité. Zajistí rychlé nalezení potřebných dokladů nutných pro předložení např. státnímu orgánu. Pro třídění a uchovávání dokumentů jsou určeny např. kartotéky, desky, pořadače, spisovky, knihy, vizitkáře, jmenovky a mnoho dalšího.
Dokumenty, které je třeba mít po ruce
S některými čerstvými dokumenty se pracuje během roku častěji a je třeba je mít uložené přímo v kanceláři. Jsou to například faktury, výpisy z bankovních účtů apod. Na ně jsou vhodné standardní pořadače a nemusí to být ošklivé jednobarevné šanony. Daleko efektivnějšího pořádku a přehlednosti se dá docílit použitím pořadačů v různých barvách. Už jen podle barvy bude hned lepší přehled, kde co je. Správný pořadač má otvor pro uchycení, aby šel snadno vytáhnout, vyměnitelný přední popisový štítek a kvalitní desky. Pořadače se pak ukládají, ve skříních na policích nebo mobilních vozících.
Archivace dokumentů ze zákona
Zákonem je určeno, jaké dokumenty a po jakou dobu se musí archivovat:
- výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat po dobu 10 let,
- po dobu 5 let je nutné archivovat účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy,
- po dobu 5 let je třeba archivovat účetní záznamy, které jsou dokladem pro formu vedení účetnictví,
- po dobu 30 let je povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy související s důchodovým pojištěním,
- na 3 roky je stanovena lhůta pro archivaci stejnopisů evidenčních listin,
- po dobu 6 let musí obchodní společnosti archivovat seznamy společníků, členů dozorčích rad a statutárních orgánů,
- plátci DPH musí daňové doklady a daňovou evidenci k DPH uschovávat 10 let od konce roku, aby měl doklad zdanitelné plnění.
Archivní boxy pro konečné roztřídění a uložení
Pro úschovu těchto dokumentů jsou určeny archivní boxy, které se hodí právě pro dlouhodobé uložení. Umožní finální roztřídění a popsání, přístup k nim je rychlejší, poskytuje kompletní ochranu (ze všech stran), transport je snadnější, výhodou je i nižší cena a dobrá skladovatelnost. Jejich speciální konstrukce se vyznačuje velkou pevností a zabraňuje vnikání prachu. Tyto krabice vyrobené z hladké lepenky ochraňují uložené materiály i v případě povodní a prodlužují odolnost proti požáru na rozdíl od jiných krabic. Papírové boxy se dají popisovat nebo polepit samolepicími štítky. Ukládají se ve speciálních místnostech.
Šanony, police, boxy nemusí být nutně nudné
Všechny pomůcky pro uložení a archivaci dokumentů je dnes už možné vyladit do jednotného stylu. Nejen pořadače a boxy, ale i další drobnosti, jako jsou sešívačky, děrovačky, diáře, vizitkáře lze vybírat podle barev, tvarů, použitých materiálů. Právě tyto detaily vytvářejí celkový dojem z kanceláře – buď chaotický, nebo stylový.
Elektronická archivace
Dobrou zprávou je, že dnes je možné archivovat dokumenty také elektronicky. Každý elektronický dokument má svůj životní cyklus, na jehož konci dojde k rozhodnutí, zda a jak bude archivován. Při rozhodování se vychází z platné legislativy a to jak na národní úrovni – např. zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě nebo zákon 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, tak na úrovni evropské legislativy – např. Rozhodnutí Komise ze dne 25. února 2011 (2011/130/EU) odkazující na normy ETSI, které definují jak k dokumentu připojit elektronický podpis a případně časové razítko.