Možná tento výraz slyšíte poprvé a vůbec si nejste jisti, co by to mohlo znamenat a proč byste ji zrovna vy měli někdy potřebovat. Budete se divit, ale existuje hned několik situací v praktickém životě, kdy je apostila nezbytná, a rozhodně nejde o nějaké výjimečné záležitosti.
Apostila je oficiální ověření pravosti překladu veřejného dokumentu, které umožňuje, aby mohl být tento dokument uznán také za hranicemi naší země. Oprávněný úředník takový dokument opatří speciální pečetí, kdy tímto osvědčuje, že se jedná o oficiální dokument a ověřuje jeho obsah.
Proč je apostila potřeba a jak funguje?
Apostila má zásadní význam pro uznávání zahraničních dokumentů. Slouží k zajištění toho, že dokumenty, jako jsou právní rozhodnutí, notářské zápisy, výpisy z rejstříku nebo akademické diplomy, mohou být považovány za stejně platné i mimo hranice státu, který je vydal. Bez oficiálního ověření pomocí apostily by zástupci jiných zemí mohli mít oprávněné pochybnosti o pravosti takových významných dokumentů.
Kdy apostila vznikla?
Apostila má svůj původ v Haagské úmluvě z roku 1961. Tato úmluva byla navržena právě proto, aby se eliminovaly nadbytečné překážky pro uznávání cizích dokumentů a celý proces se zrychlil a zjednodušil.
Kdy budete apostilu potřebovat?
Apostila je vyžadována v případech, kdy musíte na zahraničních úřadech předkládat oficiální dokumenty, mezi které může patřit třeba rodný list, oddací list, rozhodnutí soudu o svěření dítěte do péče, notářské zápisy a další. Typicky takové dokumenty budete potřebovat, pokud se do zahraničí natrvalo stěhujete, případně pokud plánujete uzavřít manželství s cizincem nebo v zahraničí obchodujete.
Mezi situace, kdy budete apostilu potřebovat, patří:
- Studium v zahraničí: Pro ověření akademických diplomů či vysvědčení.
- Obchodování se zahraničními subjekty: Výpisy z rejstříků, mezinárodní dohody a další právní dokumenty.
- Narození dítěte v zahraničí: Může být nutné ověřit rodné listy, cestovní pasy, případně další dokumenty.
Kdy apostilu nepotřebujete?
Apostila není potřeba pro dokumenty vnitrostátní povahy, které nebudou předkládány v zahraničí, a pro dokumenty mezi státy, které nejsou signatáři Haagské úmluvy. Ovšem pozor, pokud stát, v němž předkládáte dokumenty, není signatářem Haagské úmluvy, čeká vás ještě náročnější proces – tzv. superlegalizace dokumentů.
S některými zeměmi má naopak ČR uzavřenou bilaterální dohodu, která ještě více zjednodušuje požadavky na ověřování dokumentů a apostila zde nebude potřeba; postačí prostý soudní překlad.
Se kterými zeměmi má ČR uzavřenou bilaterální smlouvu?
Jde o následující státy: Afghánistán, Albánie, Alžírsko, Belgie, Bělorusko, Bosna a Hercegovina, Bulharsko, Černá Hora, Francie, Gruzie, Chorvatsko, Itálie, Jemen, KLDR, Kosovo, Kuba, Kypr, Kyrgyzstán, Maďarsko, Makedonie, Moldávie, Mongolsko, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Rusko, Řecko, Slovensko, Slovinsko, Srbsko, Sýrie, Španělsko, Švýcarsko, Ukrajina, Uzbekistán, Vietnam.
Je však důležité prověřit aktuální seznam zemí, neboť smlouvy a jejich rozsah se mohou měnit. Proto je vždy vhodné kontaktovat příslušné konzulární úřady nebo ambasády. Právě tyto úřady by vám měly být schopné poskytnout nejaktuálnější informace ohledně toho, zda se apostila v daném případě vyžaduje, nebo nikoliv.
Co dělat, když apostila nestačí?
I když jsme si výše řekli, že většina států Haagskou úmluvu podepsala a jsou tedy součástí tohoto zjednodušeného systému, neplatí to stoprocentně.
Jestliže cílová země není signatářem Haagské úmluvy, může být požadována tzv. superlegalizace. Jedná se o proces, kdy se dokument postupně ověřuje v několika krocích, včetně ověření na ministerstvu zahraničních věcí a konzulárním úřadě cílové země. Jde o poněkud složitější postup, jehož vyřízení také může být delší.
Obvykle se superlegalizují dokumenty jako oddací listy a rodné listy, dále pak výpisy z obchodního rejstříku, diplomy či plné moci. Pokud tedy budete potřebovat ověřit nějaký dokument pro zahraniční úřady, je vždy prvním krokem zjistit, zda je tato země signatářem Haagské úmluvy, případně zda neexistuje bilaterální dohoda o těchto záležitostech mezi ČR a danou zemí. Pokud ne, budete muset požádat o superlegalizaci dokumentu.
Jak získat apostilu v ČR?
Zjistili jste, že budete apostilu potřebovat? Pak je potřeba vypravit se buď na Ministerstvo zahraničních věcí ČR, nebo na Ministerstvo spravedlnosti ČR. Každé z nich se totiž zabývá ověřováním jiných dokumentů. Ministerstvo zahraničních věcí ověřuje zejména:
- matriční doklady,
- doklady o studiu,
- obchodní listiny,
- zdravotní doklady,
- listiny spadající pod finanční orgány,
- doklady o vzdělání (ty je ale třeba nejprve legalizovat na Ministerstvu školství, mládeže a výchovy).
Oproti tomu Ministerstvo spravedlnosti ověřuje listiny, které byly vydány justičními a notářskými orgány. Není to tedy úplně jednoznačný návod – každý dokument a každá situace se mohou mírně lišit a může být vyžadován odlišný postup.
Nezapomeňte na kolek
Než se ale na úřady vypravíte, ujistěte se, že s sebou máte potřebný počet kolkových známek, kterými se platí správní poplatek na apostilních úřadech. Za ověření jednoho dokumentu/podpisu zaplatíte jednou kolkovou známkou v hodnotách 100 Kč (pro české listiny) a 600 Kč (pro cizozemské listiny).
Kolkové známky pořídíte nejsnadněji na pobočkách České pošty. To také znamená, že apostilu zvládnete vyřídit i prostřednictvím pošty, aniž byste museli úřady fyzicky oběhávat – ne vždy je to totiž reálné, pokud například žijete v zahraničí. Stačí odeslat dokumenty na příslušný apostilní úřad a přiložit k nim (ne nalepit) potřebný počet kolkových známek.
Kdy postačí soudní překlad?
Soudní překlad obstarává profesionální soudní překladatel, který svou doložkou a kulatým razítkem stvrzuje, že originál dokumentu nebo jeho notářsky ověřená kopie je přesným překladem. Takovýto dokument je pak zcela dostačují v zemích, se kterými má Česká republika sjednanou bilaterální smlouvu, případně pak v zemích EU na základě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/1191 o podpoře volného pohybu občanů zjednodušením požadavků na předkládání některých veřejných listin v Evropské unii a o změně nařízení (EU) č. 1024/2012, které vstoupilo v platnost 16. února 2019.
V tomto nařízení jsou v rámci států EU některé dokumenty zproštěny povinnosti apostily a postačuje soudní překlad. Patří mezi ně např. rodný a úmrtní list, oddací list, dokumenty spojené s rodičovstvím, výpis z trestního rejstříku aj.
Jak vám pomůže překladatelská agentura?
Pokud potřebujete zajistit tyto služby, obraťte se na profesionální překladatelskou agenturu. Ta má s podobnými situacemi řadu zkušeností a bude schopná vás nejen nasměrovat ke správnému typu ověření, ale také vám tyto služby poskytne. Zajistí komplexní legalizační servis pro všechny stupně ověření, takže budete mít jistotu, že vše bude provedeno správně a podle nejnovějších požadavků. To vše vám pak zajistí, aby vaše listiny a dokumenty mohly být bez dalších průtahů akceptovány v zemi určení.
Zdroj náhledové fotografie: pixabay.com